バックオフィス業務の最適化

0. サービスイメージ

バックオフィスの業務プロセス・IT・体制面を、システム導入によるデジタル化のみならず、内部統制整備・社内規程整備、監査法人・税理士とのコミュニケーションのサポートを含めトータルでコーディネートします。

1. デジタル化のメリット

デジタル化のメリットは生産性の向上以外にも多岐に渡ります。

• 生産性の向上
  • アナログ作業の自動化によって作業時間の短縮が見込まれる。
• 経営状況の把握
  • クラウド会計やダッシュボードの利用により、自社の損益・経営状況をタイムリーに把握することができ、欲しい情報を自由に抽出することができる。
• 価値の創造
  • 顧客とのコミュニケーションを通じて新しく高い価値の創造がしやすくなる。
  • 蓄積したデータを分析して企業経営に対する新しい示唆を入手することができる。
• 情報共有
  • チャットツールを利用することで必要なメンバーに一度に速く情報を共有し、記録に残すことができる。
  • マニュアル・ナレッジ管理ツールを利用することで、企業内の情報を一元管理することができる。
• 優秀な人材の確保
  • リモートワークで場所を選ばす優秀な人材を確保することが可能となる。アナログでは特に若年層から敬遠される。
• 事業の継続
  • アナログでは業務がブラックボックス化・属人化してしまい、引き継ぎが困難になる。
  • アナログでは会社の業務の状況・方法の把握が難しいため、後継者による事業承継やM&Aが困難になる。
• コンプライアンス
  • アナログでは法令に従って行う手続きや計算を全て自分の頭の中で実施する必要があり、気づかないうちに法令違反状態になるリスクがある。

2. デジタル化の失敗要因・成功要因

企業がデジタル化に取り組みながらも、「ITのことを勉強して何となく業務効率が悪そうなところに導入」することに終始してしまい、残念ながら失敗に終わってしまうケースは多いです。
システムに関する知識だけではアナログからデジタルへの移行は難しく、企業活動の様々な分野でデジタル化を目指す体制を作る必要があります。

	失敗要因	成功要因
経営戦略	・デジタル化を行う理由が明確でないため、無駄な投資となった。デジタル化は手段であるにも関わらず、いつの間にか目的化してしまった。 ・各部署が勝手にデジタル化に取り組んでしまったため、様々なシステムが入り乱れ企業全体として却って非効率になってしまった。	・経営戦略を踏まえデジタル化で達成したい目標を設定し、明確な理由のもとデジタル化をに取り組む。 ・経営トップのコミットメントを含め、企業全体としてデジタル化に取り組む体制がある。
カルチャー	・トップダウンでシステム導入を試みた結果、仕事内容が変わることに対する従業員からの反発があった。 ・デジタル化に取り組む意義が伝わらず、従業員のモチベーションが高くなかった。	・企業のカルチャーに合わせてデジタル化を遂行することで、従業員の理解を得ている。 ・従業員のITに対する抵抗の軽減・デジタル化に積極的なカルチャーを醸成し、意欲的にデジタル化に取り組んでいる。
業務プロセス	・非効率な業務やデジタルと親和性の低い業務をそのままデジタル化したため、却って非効率になってしまった。	・既存のアナログ前提の業務を見直し、デジタルと親和性の高い業務プロセスを構築し、デジタル化が効率化に結びつく仕組みを整えている。
IT	・システムベンダーの営業の言われるがままにシステムを導入したため、最適なシステム・ツールの選定が適材適所行われず、結局効果がなかった。	・業務プロセスやコスト、ITリテラシーを踏まえ、最適なシステム・ツールを選定している。
ヒト・モノ・カネ	・優先順位・スケジュール・予算を考えないままデジタル化を一気に進めたため、人員・予算が足りず結局頓挫してしまった。	・デジタル化を進めるために必要なリソース（ヒト・モノ・カネ）を確保し、優先順位・スケジュール・予算を鑑みてデジタル化を進めている。
法規制	・会計・人事労務などの法規制は詳しくないため、何をどうしてよいかわからず、手をつけられないでいる。	・会計・人事労務など各種法規制を考慮して業務を構築している。

3. デジタル化に対するInnOpeのアプローチ

InnOpeは、システム構築コンサルティング経験を含めたITに関する知見の他、経営、バックオフィス業務、会計に関する知見を有しています。
そのため、企業活動全体を見渡してデジタル化をコンサルティングすることが可能です。

(*) SaaS

Software as a Serviceの略。クラウドサービス・クラウドシステムとも呼ばれる。ソフトウェアをPCにインストールするのではなく、インターネットを通じて、ユーザーがソフトウェアを必要な量（ユーザー数など）だけ利用する形態。インストール型のソフトウェアと比較し、以下の特徴がある。

• 月額 or 年額料金制で解約が自由である
• アカウント登録や支払い情報の登録のみでスピーディーに始められる
• 料金が利用量（ユーザー数など）に比例する、利用プランの高低で変動するため、自社の規模や利用度合いに見合った利用料となる
• 自動的にアップデート・メンテナンスがされるため、ユーザーの管理の手間がない
• インターネット環境さえあれば複数端末からアクセス可能である

4. サービスの流れ

例えば以下のような流れが想定されますが、このようなコンサルティングサービスはオーダーメイドとしての性格が強いため、適宜お客様の状況にあったサービス内容をご提案させていただきます。

5. 導入システム・ツール例

InnOpeでは各種SaaSなどのシステム、プログラミング、Excelなどから最適なシステムを厳選して導入のご提案を行なっています。
以下はその一例です。

• freee
  • クラウド会計ソフト。経理・会計業務を自動化し、効率化に貢献。
    • 銀行口座やクレジットカードの明細をインターネットから自動取得し、自動で仕訳を作成。
    • 見積書・請求書・領収書を自動作成し、得意先にワンクリックで送信。
    • 人事労務や管理会計系のSaaSなど、他のシステムと自動連動ができるため、さらなる効率化。
• bixid、Manageboard
  • 予算管理・資金管理・KPI管理や将来の経営シミュレーションなど、経営分析機能が備わっている。
• Tableau、Power BI
  • データをインポートし視覚的に分かりやすく表示することで経営分析を効果的に実施するためのツール。
• バクラク、invox、sweeep
  • 紙で受け取った請求書をスキャンすると、OCRや人の手による作業によりデータ化され、仕訳の自動生成や支払承認ワークフローを構築することが可能。
• board
  • 請求書作成、案件・発注管理ソフト。顧客管理・案件管理や、発注管理の効率化が可能。見積書・納品書・請求書・領収書など各種書類の作成にも対応。
• SmartHR
  • 人事・労務管理の手続をデジタル化し、入退社手続、従業員情報管理、社会保険・労働保険手続を効率化。
• ロジクラ 、Zaico
  • 在庫管理ソフト。スマホアプリをダウンロードして商品のバーコードをスキャンすることにより、入庫管理・倉庫管理・出庫管理ができる。
• Airレジ、スマレジ
  • レジアプリ。iPadなどのタブレット端末にアプリをダウンロードしてPOSレジとして利用。
• NEXT ENGINE
  • ECサイト管理システム。複数モールのECサイトを運営している場合に生じる様々な管理業務を一元化。
• クラウドサイン
  • 電子契約システム。紙の契約書の印刷・印紙貼り・郵送・押印・回収・保管の手間をなくすことが可能。
• Google Workspace
  • Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブなど業務で必須のツールを一通り利用できるグループウェア。
  • Google App Scriptでプログラムを組むことでGoogle Workspaceの作業を自動化可能。
    • 毎日決まった時間に決まったメールをGmailから定期的に送信。
    • Googleスプレッドシートの内容を読み込み、Googleカレンダーに予定として一気に登録。
    • Gmailで受信した特定のメール・添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存。
• kintone
  • 稟議申請、日報、案件進捗管理、顧客管理など、様々なアプリを自社で作成できるグループウェア。
• Trello, Asana
  • タスク管理や、大規模なプロジェクトのプロジェクト管理、スケジュール管理を効率的に行うことが可能。
• Slack, Chatwork
  • チャットアプリ。コミュニケーションや情報共有を迅速に行うことが可能。
• 1Password
  • パスワードを自動生成・自動入力するアプリ。パスワードをメモすることなく安全に管理することが可能。
• VBA（マクロ）・Excel
  • 他のシステムでは対応できない独自の計算・集計作業をデジタルに移行したい場合に有効。
  • Excelを操作するために必要な手作業を、VBA（マクロ）によってさらに自動化することも可能。

6. ご料金

ご提案の内容に応じてご料金は異なるため、個別にお見積もりさせていただきます。
まずは遠慮なくお問い合わせいただき、お客様の状況をヒアリングした上でお見積もりさせていただきます。
もちろん、お見積もりにご料金はかかりません。

ご参考までにお見積もり例を挙げると、概ね以下の金額（税込）となります。
なお、システムの利用料金はお客様自身のご負担となります。

• 企業内のバックオフィス業務全体のコーディネート

2,200,000円〜

※システム導入のみならず、内部統制整備、社内規程整備なども含む場合です。

• 企業内のバックオフィス業務全体を通したデジタル化

1,100,000円～

※小規模な企業の場合です。現状の業務・システムの確認から始まり、業務の構築・システムの導入から定期的なフォローアップまでを一通り行います。企業の規模・業務の複雑さ・InnOpeが担当する範囲に応じて金額は変動いたします。

• freeeなどのクラウド会計の導入

440,000円～

※小規模な企業の場合です。初期設定、3ヶ月間フォローアップ、決算時フォローアップ等を行います。企業の規模・取引の量や複雑さ・InnOpeが担当する範囲に応じて金額は変動いたします。

• Excel、VBA、Google App Scriptなどのツール開発

110,000円～

※シンプルな場合です。開発規模・複雑さに応じて金額は変動いたします。

• スポット相談

1時間　22,000円

※バックオフィスの業務プロセス・デジタル化・体制に関するご質問への回答や課題に対するアドバイスを単発でご提供します。

7. 認定資格

クラウド会計ソフト freee

クラウド会計ソフト　Money Forwardクラウド

• 公認メンバー

8. お問い合わせ

ご質問・ご相談・お見積もり依頼はこちらからお願いいたします。
後日代表よりご連絡させていただきます。